Договір про обробку персональних даних

Цей Договір є невід’ємною частиною Публічного договору (оферти) і укладається разом із ним, без окремого підписання. Тут Spilnove є оператором (процесором), а замовник — володільцем. Українська версія є основною (автентичною).

Дата набрання чинності: 15 жовтня 2026 року

Цей Договір про обробку персональних даних («Договір») укладається між замовником («Володілець», «ви») та ФОП Кісец Олексій («Оператор», «Spilnove») і регулює обробку персональних даних компанією Spilnove за вашим дорученням відповідно до Публічного договору (оферти) про надання доступу до сервісу Spilnove («Угода»), опублікованого на сайті spilnove.com/offer. Він відображає статтю 28 GDPR та застосовне законодавство України. У разі суперечності цього Договору з Угодою щодо питань захисту даних переважну силу має цей Договір.

1. Ролі та сфера застосування

Ви є володільцем персональних даних, які ви та ваші користувачі вносите до Сервісу («Дані Замовника»). Spilnove обробляє Дані Замовника виключно як оператор, за вашими задокументованими дорученнями, з метою надання Сервісу та підтримки. Вашими дорученнями є Угода, цей Договір і ваше користування функціями Сервісу.

2. Предмет та деталі обробки

• Предмет: надання CRM-сервісу Spilnove.
• Тривалість: протягом строку дії Угоди плюс період зберігання/повернення, зазначений нижче.
• Характер і мета: розміщення, зберігання, впорядкування, передавання та відображення Даних Замовника, щоб ви могли керувати відносинами з вашими людьми, а також надсилання листів, ініційованих вами. Якщо ви користуєтеся модулем «Зустрічі» — запис голосових зустрічей, які ви ініціюєте (наприклад, командою бота в Discord або кнопкою «Записати зараз» для зустрічі в Google Meet або Zoom), автоматичне розпізнавання мовлення (розшифровка), складання документів (протоколів, підсумків) за вашими інструкціями за допомогою мовної моделі та ведення списку присутніх. Якщо ви користуєтеся вбудованим помічником Nova — обробка ваших запитів мовною моделлю.
• Категорії суб’єктів даних: ваші учасники, прихильники, донори, контакти та ваші власні користувачі.
• Категорії персональних даних: ідентифікаційні та контактні дані, дані про відносини/залученість, нотатки, історія комунікацій, інформація про донати, яку ви фіксуєте, та будь-які інші поля, які ви оберете для зберігання. Ви контролюєте те, що вносите.
• Дані модуля «Зустрічі»: тимчасові аудіозаписи голосу учасників зустрічі (зберігаються лише до отримання розшифровки, не довше 72 годин, без резервних копій); текстові розшифровки з мітками мовців; документи, складені на їх основі; список присутніх; ідентифікатори та відображувані імена облікових записів платформи зустрічей (наприклад, Discord, Google Meet або Zoom) і їхні зв’язки з вашими записами про людей. Ви вирішуєте, чи вмикати запис, і відповідаєте за повідомлення учасників та правову підставу для запису; бот Spilnove під час запису змінює своє ім’я на «🔴 Spilnove — запис» і публікує повідомлення в каналі; у Google Meet і Zoom бот приєднується як окремий учасник з ім’ям «Spilnove — запис» (якщо в зустрічі є зала очікування — лише після того, як організатор його впустить), показує позначку запису замість відео та, якщо чат зустрічі увімкнено, публікує в ньому повідомлення про запис.
• Особливі категорії / чутливі дані: ви вирішуєте, чи зберігати чутливі дані (наприклад, про належність до чогось). Якщо ви вмикаєте наскрізне шифрування для поля, Spilnove не може прочитати його вмісту. Ви відповідаєте за наявність правової підстави для будь-яких чутливих даних, які зберігаєте.

3. Обов’язки Оператора

Spilnove зобов’язується: (a) обробляти Дані Замовника лише за вашими задокументованими дорученнями, зокрема щодо передачі, крім випадків, коли цього вимагає закон (і тоді повідомить вас, якщо це не заборонено законом); (b) забезпечити, щоб особи, уповноважені на обробку, були зобов’язані зберігати конфіденційність; (c) впровадити технічні та організаційні заходи, наведені в Додатку 2; (d) дотримуватися умов залучення субпроцесорів (Розділ 4); (e) сприяти вам, з урахуванням характеру обробки, у виконанні запитів суб’єктів даних (Розділ 5) та обов’язків щодо безпеки, повідомлення про порушення й оцінки впливу на захист даних; (f) на ваш вибір видалити або повернути Дані Замовника після завершення Угоди (Розділ 7); (g) надавати інформацію, необхідну для підтвердження дотримання вимог, і уможливлювати проведення аудитів (Розділ 8).

4. Субпроцесори

Ви надаєте загальний дозвіл на залучення компанією Spilnove субпроцесорів, наведених у Додатку 1. Spilnove покладає на кожного субпроцесора зобов’язання щодо захисту даних не менш суворі, ніж у цьому Договорі, і залишається відповідальною за їхню діяльність. Spilnove повідомить щонайменше за 30 днів про будь-якого нового субпроцесора чи заміну (оновленням Додатка 1 на сайті spilnove.com/dpa та електронною поштою); ви можете заперечити з обґрунтованих підстав захисту даних, і якщо питання не вдасться вирішити, ви можете припинити відповідну частину Сервісу.

5. Запити суб’єктів даних

Сервіс надає функції, за допомогою яких ви самостійно отримуєте доступ, виправляєте, експортуєте та видаляєте Дані Замовника. Якщо суб’єкт даних звертається безпосередньо до Spilnove, Spilnove перенаправить його до вас. Spilnove сприятиме вам у відповіді на запити суб’єктів даних у тій мірі, в якій ви не можете зробити це через Сервіс.

Зустрічі та видалення особи. Коли ви видаляєте (знеособлюєте) запис про особу, Сервіс видаляє її зв’язки із зустрічами, збережену відповідність її облікового запису платформи зустрічей і замінює її ім’я у списках мовців і присутніх на «Видалена особа». Текст розшифровок і документів, що є записом вашої організації про зустріч, при цьому не змінюється; оригінальна мітка мовця (як правило, ім’я облікового запису на платформі зустрічей) також зберігається. Ви можете самостійно видалити або відредагувати ці фрагменти (редагування рядків розшифровки, «Видалити розшифровку», видалення документа чи зустрічі) або увімкнути автоматичне видалення розшифровок через визначений строк.

6. Порушення безпеки персональних даних

Spilnove повідомить вас без невиправданої затримки після того, як їй стане відомо про порушення безпеки персональних даних, що стосується Даних Замовника, з інформацією, розумно доступною для сприяння виконанню ваших обов’язків із повідомлення.

7. Повернення та видалення

Після припинення Spilnove надасть можливість експортувати Дані Замовника протягом 30 днів, після чого видалить або знеособить їх упродовж наступного розумного періоду, крім випадків, коли зберігання вимагається законом. Резервні копії очищуються за циклічним графіком.

8. Аудити

Spilnove надаватиме документацію, розумно необхідну для підтвердження дотримання статті 28 GDPR, і сприятиме проведенню аудитів, зокрема інспекцій, які проводите ви або уповноважений вами аудитор, за розумного попередження, з дотриманням конфіденційності та без надмірного порушення роботи.

9. Міжнародна передача даних

Дані Замовника зберігаються в ЄС (Франкфурт). Якщо субпроцесор перебуває поза межами ЄС/України, передача ґрунтується на належних гарантіях (наприклад, Стандартних договірних положеннях ЄС) разом із технічними заходами.

10. Відповідальність

Відповідальність за цим Договором регулюється обмеженнями, встановленими в Угоді, крім випадків, коли таке обмеження не дозволене застосовним законодавством про захист даних.

Додаток 1 — Перелік субпроцесорів

Додаток 2 — Технічні та організаційні заходи (TOMs)

Spilnove підтримує заходи, відповідні ризику, зокрема:

• Шифрування — TLS під час передавання; шифрування під час зберігання засобами платформи хостингу; опційне наскрізне шифрування окремих полів (на боці клієнта, з ключем окремої організації) для полів, визначених замовником, які Spilnove не може розшифрувати.
• Контроль доступу — рольові та польові дозволи, що застосовуються на рівні бази даних (переважає обмеження); доступ персоналу за принципом найменших привілеїв; унікальні облікові дані; хешовані паролі.
• Ізоляція орендарів — логічне відокремлення даних кожної організації.
• Мережа та хостинг — надійні постачальники в регіоні ЄС; безпека керованої платформи.
• Моніторинг і журналювання — журналювання застосунку та доступу; моніторинг помилок (регіон ЄС, коли увімкнено).
• Резервні копії та відмовостійкість — регулярні резервні копії з визначеним строком зберігання; задокументований процес відновлення.
• Записи зустрічей — аудіо не зберігається довгостроково: воно видаляється одразу після збереження розшифровки (не пізніше ніж через 72 години), без знімків і резервних копій; завдання в сервісі розпізнавання мовлення видаляються одразу після отримання результату; медіафайли зустрічей Google Meet і Zoom видаляються в постачальника підключення бота (Recall.ai) одразу після того, як Spilnove їх отримує; у журнали не потрапляють ні аудіо, ні текст розшифровок; замовник може налаштувати автоматичне видалення розшифровок через 30, 90 або 365 днів.
• Мінімізація в аналітиці — аналітика ідентифікує облікові записи за внутрішніми UUID, а не за персональними ідентифікаторами; запис сесій маскується.
• Організаційні — зобов’язання персоналу щодо конфіденційності; керування змінами; процес реагування на порушення.

Укладення. Цей Договір укладається в електронній формі одночасно з акцептом Угоди (розділ 3 Публічного договору (оферти)) і не потребує окремого підписання. На запит Володільця Оператор надає примірник цього Договору, підписаний кваліфікованим електронним підписом. Реквізити Оператора наведено в розділі 12 Угоди.