Донори благодійного фонду: база, подяки і звіти

Донори благодійного фонду повертаються, коли бачать, що їхні гроші спрацювали, і коли фонд пам’ятає про них не лише під час нового збору. Для цього потрібні три речі: одна база, де видно кожного благодійника і всі його пожертви, швидка подяка після кожного внеску і регулярні звіти про те, на що пішли кошти.

Хто такі донори благодійного фонду?

Донори (у законі — благодійники) — це люди й організації, які добровільно передають фонду гроші, майно чи послуги. Для невеликого фонду це зазвичай:

• разові донори — переказали один раз на конкретний збір;
• постійні донори — жертвують щомісяця чи щокварталу, часто невеликі суми;
• компанії — підтримують фонд переказами з рахунку, товарами чи послугами;
• великі донори — люди чи компанії, від яких залежить цілий проєкт;
• грантодавці — міжнародні та українські фонди, з якими укладають договір і звітують за його умовами.

Із грантодавцями фонд зазвичай працює за договором і окремою процедурою. Ця стаття — про решту: людей і компанії, які жертвують фонду і з якими він хоче залишатися на зв’язку.

Що записувати про кожного донора?

Почніть базу благодійників із мінімуму, який справді допомагає працювати. Зайві поля ніхто не заповнює, а кожне поле з персональними даними — ще й відповідальність фонду.

Одна людина — одна картка. Якщо той самий донор ще й волонтер чи учасник заходів, це одна картка з кількома ролями, а не три рядки в різних таблицях. Як перейти з таблиць на спільну базу, ми розповідали в статті «CRM для громадських організацій: що це і коли таблиць замало».

Як поділити донорів на групи?

Один лист на всю базу — найпростіше, але найменш дієво. Постійному донорові не потрібне пояснення, хто ви такі, а компанії — розповідь про щомісячну підписку. Достатньо кількох груп:

• нові донори — перша пожертва за останні три місяці: розкажіть про фонд і про те, як можна допомагати далі;
• постійні донори — коротке оновлення щомісяця чи щокварталу: що зроблено завдяки їм;
• компанії — звіт про конкретний проєкт, який вони підтримали, і документи, якщо вони потрібні їхній бухгалтерії;
• ті, хто давно не жертвував — без докорів: розкажіть, що змінилося, і подякуйте за минулу допомогу;
• великі донори — особистий дзвінок або зустріч, а не розсилка.

Раз на місяць перевіряйте, хто з постійних донорів цього місяця не жертвував. Часто це не рішення піти, а прострочена картка чи зміна банку, і людина вдячна за нагадування.

Як і коли дякувати благодійникам?

Подяка — це не формальність. Це момент, коли донор вирішує, чи жертвуватиме фонду знову.

1. 1

   Крок 1. Дякуйте того самого або наступного дня

   Що швидше, то краще: так донор бачить, що пожертву помітили.

2. 2

   Крок 2. Звертайтеся на ім’я

   Звертайтеся до донора на ім’я, а підписуйте лист ім’ям людини з команди, а не «адміністрацією фонду».

3. 3

   Крок 3. Назвіть, на що пішла пожертва

   Збір, мета, що саме допоможе купити чи зробити.

4. 4

   Крок 4. Пообіцяйте звіт — і надішліть його

   Скажіть, коли донор дізнається про результат, і дотримайте слова.

5. 5

   Крок 5. Запишіть подяку в картку

   Щоб ніхто з команди не надіслав людині той самий лист удруге.

Ось текст подяки благодійникам — візьміть його за основу й пристосуйте до свого фонду:

Добрий день, Ірино!

Дякуємо за вашу пожертву на збір «Генератори для сільських амбулаторій». Ми вже замовили перший генератор, а до кінця місяця надішлемо вам короткий звіт: що купили, куди передали і скільки ще потрібно.

Якщо маєте запитання — просто відповідайте на цей лист, я на зв’язку.

Оксана, координаторка зборів фонду

Подяку за велику пожертву чи першу пожертву компанії варто доповнити дзвінком. А для постійних донорів, які жертвують щомісяця, окрема подяка за кожен платіж не потрібна: краще щомісячне оновлення про те, що зроблено.

Про що і коли звітувати благодійникам?

Закон розрізняє два види звітів. Обов’язкову фінансову, статистичну та іншу звітність фонд подає державі в порядку, встановленому законом (про неї — у статті «Звітність громадської організації 2026: звіти і строки», там є окремий розділ для благодійних організацій). А спеціальні звіти для окремих благодійників або їхніх правонаступників про використання наданих ними активів можуть передбачати установчі документи фонду або договір із благодійником (стаття 17 Закону «Про благодійну діяльність та благодійні організації»).

Навіть якщо статут нічого такого не вимагає, звітувати донорам варто з двох причин:

• благодійник має право контролювати цільове використання своєї пожертви (стаття 6, частина 6), а змінити мету пожертви можна лише за його згодою, за рішенням суду або в інших випадках, визначених законом або правочином благодійника (стаття 6, частина 5);
• інформація про структуру й розмір доходів і витрат благодійної організації не є конфіденційною (стаття 17), тож немає причин її приховувати.

Зручний ритм звітів для невеликого фонду:

Цифри у звіті беріть із тих самих даних, де записані пожертви, а не переписуйте вручну. Тоді сума у звіті збігатиметься з випискою, а на запитання «скільки дали компанії» ви відповісте за хвилину.

Чи можна називати донорів у звітах і соцмережах?

Лише за згодою. Звітність благодійних організацій може містити інформацію про особу благодійників або бенефіціарів за умови згоди благодійників, бенефіціарів або їхніх правонаступників чи законних представників, якщо інше не визначено законом (стаття 17 Закону «Про благодійну діяльність та благодійні організації»).

База донорів — це персональні дані, тож на неї поширюється Закон «Про захист персональних даних». Він вимагає підстави для обробки даних, і згода людини — одна з них (стаття 11). Згода — це добровільне волевиявлення поінформованої людини щодо конкретної мети обробки, висловлене письмово або в іншій формі, з якої можна зробити висновок, що людина погодилася (стаття 2). Людина має право знати, які її дані зберігає фонд і навіщо, а також будь-коли відкликати згоду (стаття 8).

На практиці:

• Просіть дві окремі згоди: на листи від фонду і на згадку в публічних звітах. Це різні речі.
• Записуйте кожну згоду в картку донора з датою, а не тримайте в голові координатора.
• Перед публікацією звіту перевіряйте імена за полем згоди, а не за пам’яттю.
• У кожній розсилці давайте змогу відписатися.
• Обмежте доступ до бази: волонтерові, який розсилає подяки, не потрібні суми пожертв.

Як донорові отримати податкову знижку на благодійність?

Багато донорів не знають, що за пожертву фонду можна повернути частину сплаченого податку. Якщо коротко нагадати про це в листі-подяці, донор отримує ще одну причину жертвувати.

Що кажуть Податковий кодекс (пункти 166.2–166.4) і роз’яснення ДПС:

• до податкової знижки можна включити пожертви неприбутковим організаціям, які на момент пожертви внесені до Реєстру неприбуткових установ та організацій;
• сума пожертв у знижці не може перевищувати 4 % річного оподатковуваного доходу донора;
• скористатися знижкою може резидент України, який мав доходи у вигляді заробітної плати, і загальна сума знижки не може бути більшою за ці доходи;
• донор підтверджує пожертву документами: квитанцією, платіжною інструкцією, випискою з рахунку чи іншим документом, де видно, хто, кому, скільки і коли переказав;
• декларацію подають до 31 грудня наступного року: за пожертви 2025 року — до 31 грудня 2026 року включно. Якщо не встигнути, право на знижку за цей рік втрачається.

Що може зробити фонд: у листі-подяці нагадати про знижку і порадити зберегти квитанцію, а на запит донора підтвердити отримання пожертви. Перед тим як писати про знижку, перевірте, що ваш фонд справді є в Реєстрі неприбуткових установ та організацій.

Як це зробити в Spilnove

Spilnove — CRM, яку ми робимо для українських громадських організацій, спілок і благодійних фондів. У ній кожен донор — людина чи компанія — має одну картку з контактами, нотатками й усіма пожертвами.

• Пожертви з банку. Надходження на бізнес-рахунки фонду в monobank і ПриватБанку (з доступом до «Автоклієнта») з’являються в Spilnove автоматично. Платежі від уже відомих платників — за рахунком, ЄДРПОУ компанії чи ім’ям платника, яке ви один раз підтвердили, — самі потрапляють у потрібну картку. Для решти Spilnove пропонує схожий запис, а ви підтверджуєте.
• Групи донорів. Кола «Постійні донори», «Компанії», «Нові донори» — з фільтрами, які можна зберегти.
• Подяки й розсилки. Лист одній людині чи всьому колу, з ім’ям кожного донора в тексті й посиланням для відписки в масових розсилках.
• Звіти. Звіт для правління чи донорів складається з тих самих пожертв: клацніть число — і побачите платежі. Матриця «донор × місяць» показує, хто з постійних донорів цього місяця не жертвував.
• Згоди й доступи. Поля «Згода на розсилку» і «Згода на згадку у звітах» ви додаєте самі. Кожен у команді бачить лише те, що дозволяє його роль, а найчутливіші дані можна зберігати в наскрізно зашифрованих полях. Дані зберігаються в ЄС, у Франкфурті.

Почати можна з таблиці, яку ви ведете зараз: завантажте її у форматі CSV або XLSX. Тариф «Спільнота» безкоштовний — до 200 записів. Тариф «Засновники» коштує 790 ₴ на місяць за весь фонд, скільки б людей у ньому не працювало.

Спробувати безкоштовно