Протокол загальних зборів ГО: зразок і покрокова інструкція

Протокол загальних зборів громадської організації — це документ, який фіксує, коли й де відбулися збори, скільки членів були присутні, чи був кворум, що обговорили і як проголосували з кожного питання. Його складає секретар зборів, а підписують головуючий і секретар. Нижче — що обов’язково має бути в протоколі, покрокова інструкція і зразок, який можна завантажити у форматі .docx.

Навіщо громадській організації протокол загальних зборів?

Загальні збори — зазвичай вищий орган управління громадської організації. Вони обирають голову й правління, ухвалюють зміни до статуту, затверджують звіти й плани. Протокол — головний доказ, що рішення ухвалили саме так, як вимагає статут: з кворумом, потрібною більшістю і з питань, які були в порядку денному.

Протокол потрібен у трьох ситуаціях:

• для самої організації — щоб через рік ніхто не сперечався, що саме вирішили;
• для держреєстратора — коли змінюються відомості в Єдиному державному реєстрі: керівник, склад правління, назва, статут;
• для банку, донора чи партнера, які можуть попросити підтвердити повноваження голови або рішення про проєкт.

Що каже закон про протокол загальних зборів ГО?

Закон «Про громадські об’єднання» не встановлює ні форми протоколу звичайних (не установчих) загальних зборів, ні кворуму. Натомість стаття 11 вимагає, щоб статут описував органи управління організації, їхні повноваження, періодичність засідань і процедуру прийняття рішень — зокрема й за допомогою засобів зв’язку. Тому перший документ, який варто відкрити перед зборами, — ваш статут.

Вимоги до оформлення з’являються тоді, коли протокол подають для державної реєстрації змін. Їх визначає Закон «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» (статті 15 і 17):

• документ викладений державною мовою, машинописом або від руки друкованими літерами, без підчищень, дописок, закреслених слів, незастережених виправлень і помилок, не олівцем;
• рішення оформлене письмово, прошите й пронумероване;
• його підписують головуючий і секретар загальних зборів;
• нотаріально засвідчувати підписи на рішенні громадського об’єднання потрібно лише тоді, коли цього вимагають його установчі документи;
• разом із рішенням (оригіналом або нотаріально засвідченою копією) подають реєстр осіб, які брали участь у зборах;
• якщо змінюється склад керівних органів, наприклад обрали нового голову, — ще й відомості про керівні органи: ПІБ, дата народження, РНОКПП, посада, телефон;
• якщо змінюється статут — статут у новій редакції.

Що обов’язково має бути в протоколі?

Перевірте готовий протокол за цим переліком:

• Повна назва організації та код ЄДРПОУ.
• Номер протоколу, дата, місто й місце проведення зборів.
• Загальна кількість членів організації на дату зборів і кількість присутніх (із посиланням на реєстр присутніх).
• Висновок про кворум із посиланням на пункт статуту.
• Хто головує і хто веде протокол — і як їх обрали.
• Порядок денний: усі питання, які розглядали.
• З кожного питання: хто доповідав, короткий зміст обговорення, результати голосування («за», «проти», «утримались») і точне формулювання рішення.
• Підписи головуючого й секретаря, а на кожному аркуші — нумерація.
• Додаток: реєстр присутніх членів із їхніми підписами.

Де взяти зразок протоколу загальних зборів громадської організації?

Зразок нижче — для звичайних чергових зборів: обрання голови й секретаря зборів, звіт правління, обрання голови організації. Порядок денний і формулювання рішень замініть своїми, а кворум і більшість звірте зі статутом.

Завантажити зразок протоколу (.docx)

ПРОТОКОЛ № __
загальних зборів членів Громадської організації «__________»
(код ЄДРПОУ ________)

м. ________, «__» ________ 20__ року
Місце проведення: ________. Початок: __:__. Завершення: __:__.

Загальна кількість членів організації: __. Присутні: __ членів (реєстр присутніх — додаток 1). Відповідно до п. __ статуту збори правомочні, якщо на них присутні __ членів. Кворум є / відсутній.

Порядок денний:

1. Про обрання голови та секретаря загальних зборів.
2. Про звіт правління за 20__ рік.
3. Про обрання голови організації.

1. Слухали: ________ з пропозицією обрати головою зборів ________, секретарем — ________.
Голосували: «за» — __, «проти» — __, «утримались» — __.
Рішення прийнято / не прийнято (потрібно __ голосів відповідно до п. __ статуту).
Вирішили: обрати головою загальних зборів ________, секретарем — ________.

2. Слухали: звіт голови правління ________ про роботу у 20__ році.
Виступили: ________.
Голосували: «за» — __, «проти» — __, «утримались» — __.
Рішення прийнято / не прийнято (потрібно __ голосів відповідно до п. __ статуту).
Вирішили: затвердити звіт правління за 20__ рік.

3. Слухали: ________ з пропозицією обрати головою організації ________.
Кандидат(ка) ________ надав(ла) згоду на обрання.
Голосували: «за» — __, «проти» — __, «утримались» — __.
Рішення прийнято / не прийнято (потрібно __ голосів відповідно до п. __ статуту).
Вирішили: обрати головою Громадської організації «________» ________ строком на __ років.

Голова загальних зборів ________ / ________
Секретар загальних зборів ________ / ________

Додаток 1. Реєстр членів, присутніх на загальних зборах: № · прізвище, ім’я, по батькові · дата народження · підпис.

У файлі .docx те саме оформлено як документ для друку: з полями для підписів і таблицею реєстру присутніх.

Як провести збори й скласти протокол?

1. 1

   Крок 1. Відкрийте статут

   Знайдіть, хто скликає збори, за скільки днів і як повідомляють членів, який потрібен кворум і якою більшістю ухвалюють звичайні рішення та рішення про зміни до статуту.

2. 2

   Крок 2. Складіть порядок денний і повідомте членів

   Розішліть дату, місце (або посилання) і порядок денний так, як вимагає статут. Рішення з питань, яких не було в порядку денному, ризиковані: їх можуть оскаржити (як саме — визначає статут).

3. 3

   Крок 3. Підготуйте реєстр присутніх

   Актуальний список членів на дату зборів і бланк реєстру з місцем для підпису кожного присутнього.

4. 4

   Крок 4. Відкрийте збори й оберіть голову та секретаря

   Зареєструйте присутніх і оголосіть, чи є кворум. Першим питанням оберіть головуючого й секретаря, а якщо учасників багато — ще й лічильну комісію.

5. 5

   Крок 5. Голосуйте з кожного питання окремо

   Секретар записує, хто доповідав, короткий зміст обговорення, кількість голосів «за», «проти», «утримались» і точне формулювання рішення.

6. 6

   Крок 6. Оформіть і підпишіть протокол

   Надрукуйте текст без виправлень, пронумеруйте й прошийте аркуші, дайте підписати головуючому й секретарю. Додайте реєстр присутніх.

7. 7

   Крок 7. Зберігайте й подайте, якщо потрібно

   Оригінал зберігайте разом з іншими протоколами. Якщо змінилися керівник, склад правління, назва чи статут — подайте рішення держреєстратору. Для зміни лише адреси чи контактів інколи достатньо заяви — уточніть у держреєстратора.

Яких помилок у протоколах варто уникати?

Як це зробити в Spilnove

Найважче в протоколі — не форма, а записати все під час зборів: хто що сказав і як проголосували. У Spilnove цю частину можна передати сервісу.

• Запис зборів. Бот «Spilnove — запис» приєднується до зустрічі в Zoom, Google Meet чи Discord. Учасники бачать, що зустріч записують. Аудіо ми видаляємо після розшифровки, не пізніше ніж через 72 години, — лишається тільки текст.
• Розшифровка українською. Після зустрічі ви отримуєте текст розмови. Голоси учасників можна пов’язати з картками людей у базі, і зустріч з’явиться в історії кожного з них.
• Чернетка протоколу. Ви один раз описуєте, як має виглядати ваш протокол, і зберігаєте це як шаблон. Spilnove складає з розшифровки чернетку за вашим шаблоном. Ви її редагуєте й завантажуєте в PDF, а підписують головуючий і секретар — як і раніше.
• Голосування на зборах. Питання відкриваються по одному, члени голосують з телефонів — таємно чи відкрито (як порівняти способи онлайн-голосування). Spilnove показує кількість голосів і чи досягнуто кворуму й порогу, які ви налаштували за статутом; а чи законне рішення — визначаєте ви.

Записувати зустрічі можна на тарифі «Засновники». Детальніше про тарифи — на сторінці цін.

Спробувати Spilnove