Чим замінити Excel для обліку членів і внесків (+ шаблон)

Excel і Google Таблиці цілком підходять для обліку членів і внесків, поки членів кілька десятків, а таблицю веде одна людина. Коли з таблицею працюють кілька людей, а внески щомісяця звіряють із банківською випискою, Excel варто замінити базою організації (CRM). Нижче — безкоштовний шаблон (.xlsx і .csv) з аркушами «Члени», «Внески», «Зведення» і «Волонтери», як ним користуватися і чим його замінити, коли таблиці стане замало.

Які дані потрібні для обліку членів?

Почніть з мінімуму. Кожне поле, яке ви збираєте, хтось має заповнювати й оновлювати, а для персональних даних діє простий принцип: збирайте лише те, що справді потрібно для роботи.

Дату народження, адресу чи паспортні дані додавайте лише тоді, коли вони справді потрібні. Наприклад, дату народження членів, присутніх на зборах, вписують у реєстр присутніх, який подають держреєстратору разом із рішенням про зміни (як скласти протокол і реєстр — у статті про протокол загальних зборів).

Як вести облік членських внесків у таблиці?

Головна помилка — вести внески в самому списку членів: колонка «Січень», колонка «Лютий»… За пів року таблиця розростається вшир, а історії платежів немає: незрозуміло, коли саме й скільки людина заплатила.

Надійніше розділити:

1. Аркуш «Внески» — один рядок на кожен платіж: дата, ID члена, сума, за який місяць, спосіб оплати, призначення платежу з виписки.
2. Аркуш «Зведення» — формула підсумовує внески кожного члена за кожен місяць. Видно, хто сплатив, а хто ні, і нічого не треба переписувати вручну.
3. Раз на місяць — звірка з випискою. Вивантажте виписку з банку, знайдіть платежі з призначенням «членський внесок» і додайте ті, яких ще немає в таблиці.

Звірка — часто найдовша частина роботи скарбника: прізвище в призначенні платежу може бути неповним, людина могла заплатити з картки родича, а платіж за два місяці доводиться ділити на два рядки.

Де завантажити безкоштовний шаблон обліку членів і внесків?

• Завантажити шаблон .xlsx (Excel, Google Таблиці, LibreOffice)
• Список членів у .csv · внески в .csv — якщо зручніше почати з простих файлів

Що всередині .xlsx:

Рядки з позначкою «приклад» показують, як заповнювати. Видаліть їх перед роботою. Рік у зведенні змінюється в одній клітинці.

Як вести облік волонтерів?

Волонтери — не завжди члени організації, і про них потрібні інші дані: що людина вміє, коли може допомагати, у якому проєкті, скільки годин. Тому в шаблоні для них окремий аркуш.

Якщо волонтер є й членом організації, вкажіть той самий ID. Тоді не з’являться дві «Олени Петренко» з різними телефонами — саме так найчастіше й виникають дублікати.

Як вести облік волонтерів у Spilnove — на сторінці для громадських організацій.

Коли і чим замінити Excel?

Таблиця

База організації

Таблиця: Внески вручну переносять із банківської виписки

База організації: ✓ Платежі з банку завантажуються самі, а платежі від уже відомих платників автоматично прив’язуються до їхніх карток

Таблиця: Одна людина — у кількох таблицях з різними телефонами

База організації: ✓ Одна картка на людину з усіма ролями

Таблиця: Доступ — «всім, у кого є посилання»

База організації: ✓ Кожен бачить лише те, що потрібно для його роботи

Таблиця: Звіт для правління збирають вручну з кількох файлів

База організації: ✓ Звіт будується з тих самих даних

Таблиця: Щоб написати боржникам, копіюють адреси

База організації: ✓ Лист вибраній групі з бази

Якщо з цього списку у вас збігаються два-три пункти, таблиця вже забирає більше часу, ніж заощаджує. Чим її замінити:

• Google Таблиці + Google Forms — якщо головне, щоб кілька людей працювали з одним файлом, а анкети вступу потрапляли в таблицю самі. Звірка внесків лишається ручною.
• Універсальні бази (Airtable, Notion) — гнучкі, але структуру, зв’язки й звіти доведеться будувати самостійно, і українського інтерфейсу там немає.
• CRM для громадських організацій — база, де люди, внески з банку, розсилки й звіти вже пов’язані між собою. Що взагалі вміє база для громадської організації і як її обрати — у статті «CRM для громадських організацій: що це і коли таблиць замало».

Як це зробити в Spilnove

Почати в Spilnove можна з цього ж шаблону:

• Імпорт членів. Завантажте список членів у розділ «Люди» (найпростіше — файл chleny.csv): Spilnove запропонує, яку колонку в яке поле записати, приведе телефони до одного формату й пропустить дублікати за email чи телефоном.
• Кола замість статусів і груп. Члени, кандидати, волонтери, осередок — кожне коло з власними полями, а одна людина може бути в кількох колах.
• Внески з банку. Spilnove завантажує платежі з бізнес-рахунків monobank і ПриватБанку. Якщо рахунок чи ім’я платника вже відомі, платіж сам прив’язується до людини. Якщо ні — Spilnove пропонує людину за схожістю імені, а ви підтверджуєте один раз.
• Зведення. Звіт-матриця «люди × місяці» показує, хто за який місяць сплатив, — як аркуш «Зведення», тільки без формул.

Для профспілок і спілок є окрема сторінка — облік членів профспілки в Spilnove.

Почати можна безкоштовно — до 200 записів на тарифі «Спільнота». Детальніше — на сторінці цін.

Спробувати безкоштовно